Nieuwe functionaliteiten Hyarchis Document Management helpen te voldoen aan GDPR-richtlijnen

Document management system

Hyarchis ontwikkelt Hyarchis Document Management (HDM) voortdurend. Met het oog op de naderende GDPR-deadline (25 mei 2018) zijn er ontwikkelingen op het gebied van het beveiligen van documentstromen, het kunnen inrichten van een bewaar- en verwijdertermijn en het verkrijgen van inzicht in bewaarde persoonsgegevens. Door de strengere regels in de GDPR wordt compliancy voor bedrijven steeds belangrijker. HDM ontwikkelt mee met de wet- en regelgeving rondom privacy en veiligheid. Dit zorgt voor een optimale beveiliging van documentstromen.

Ontzorging in compliancy

HDM maakt het beheren van digitale documenten en dossiers binnen bedrijfsprocessen efficiënt én veilig. Van spreadsheets tot en met audio- en videobestanden: alle documenten worden automatisch opgeslagen in het juiste formaat binnen een beheersbaar archief.

Erwin van den Broek, Product Manager bij Hyarchis: “Voor het digitaliseren van een organisatie is een betrouwbaar en gebruiksvriendelijk document management systeem onmisbaar. Helemaal nu de wet- en regelgeving steeds meer van bedrijven eist. Met een wet als de GDPR denken wij dan ook zeker mee met onze klanten en bieden we tooling die ondersteunt bij het voldoen aan die regelgeving.”

De drie belangrijkste nieuwe functionaliteiten die de beveiliging van document management naar een hoger plan tillen, zijn hieronder uitgelicht:

  1. Documentstore encryptie
    Als extra veiligheidsmaatregel voor de opslag van documenten, biedt HDM nu ook de mogelijkheid om documenten versleuteld op te slaan. Hiervoor wordt de Advanced Encryption Standard (AES) gebruikt. Dit is een bewezen industriestandaard voor het veilig versleuteld opslaan van documenten.
  2. Authenticatie via OpenID Connect op OAuth 2.0
    Via de DMS REST api kunnen makkelijk integraties tussen DMS en overige Line-of-Business (LOB)-applicaties worden gelegd. Door ondersteuning van OpenID Connect op OAuth 2 wordt het tevens mogelijk om gebruikers het DMS te laten benaderen vanuit deze LOB applicaties onder hun eigen account, zonder dat daarvoor nogmaals ingelogd moet worden. Deze Single Sign-On-oplossing zorgt er voor dat het DMS gemakkelijk wordt opengesteld naar applicaties binnen een organisatie, terwijl de toegang tot documenten nog steeds vanuit DMS bewaakt kan worden.
  3. Digitale handtekening
    Digitale processen zijn pas compleet digitaal wanneer ook de ondertekening van de betrokken documenten via de computer kan worden afgehandeld. Dit is voor een optimale klantervaring en een snelle afwikkeling van een transactie of overeenkomst een onmisbare stap. Samen met partner ValidSign heeft Hyarchis een proces ingeregeld voor het direct vanuit Hyarchis Document Management rechtsgeldig ondertekenen van documenten. Daarmee is de opslag van het ondertekende document in het juiste dossier verzekerd.

Wilt u meer weten over HDM? Lees alles over dit product in het Product paspoort dat hier te downloaden is.