Denken vanuit klantcontact in plaats vanuit het document management systeem

foto18

De traditionele document management gedachte is dat alle documenten in het document management systeem (DMS) worden opgeslagen in PDF of TIF formaat, ten behoeve van archivering. Jarenlang was het ‘digitaal duurzaam’ opslaan het belangrijkste doel van het DMS. Documenten werden pas opgeslagen wanneer deze definitief waren. Doordat de focus steeds meer op het klantproces is komen te liggen, is dit credo toe aan een heroverweging: geef met het DMS uw medewerkers en klanten meer ruimte.

Klanten blijven contact onderhouden met uw frontofficemedewerkers via outlook in combinatie met Word of Excel bijlages. Ons advies hierbij is: sla deze correspondentie en bijbehorende stukken direct op in het oorspronkelijke formaat. Het DMS kan worden ingezet voor de gehele levensloop van het document. Wanneer de documenten na creatie of ontvangst gelijk worden opgeslagen, kunnen de aanpassingen vanuit deze centrale plek worden bijgehouden. Gedurende dit proces zijn er geen rondzwevende documenten; de actuele waarheid is altijd in het DMS te vinden.

Met ‘business rules’ kan worden ingesteld dat documenten die een bepaalde termijn niet meer worden bewerkt, automatisch worden geconverteerd naar een PDF bestand. Zo wordt een document of dossier in feite omgezet van een werkdossier naar een statisch dossier, waarna het direct langdurig gearchiveerd kan worden.

Met de Office integratie van Hyarchis document management, kunt u bovendien alle documenten vanuit Office-applicaties direct opslaan in het DMS. Hierbij wordt de medewerker gefaciliteerd door de dossier suggestie die Hyarchis doet op basis van diverse kenmerken. Meer weten over de mogelijkheden die Hyarchis Document Management biedt? Neem contact op: info@hyarchis.com