Onze collega Erik Meegdes geeft je antwoord op deze vraag.

Naast het onderhoud op de database, waarover ik in een vorig blog sprak, kan ook de inhoud van jouw DMS af en toe een onderhoudsbeurt gebruiken. Besteed je regelmatig aandacht aan de database en storage dan voorkom je het risico dat je omgeving volloopt met oude overbodige data. Dit leidt in veel gevallen tot een betere performance van het hele systeem. Een opruimplan kan helpen.

Aanvulling op databaseonderhoud: onderhoud op de data in je DMS
In mijn vorige blog schreef ik dat het databaseonderhoud bij voornamelijk kleinere omgevingen een ietwat ondergeschoven kindje is. Dat kunnen we redelijk eenvoudig oplossen, alleen vragen sommige omgevingen om grover geschut om performance problemen op te lossen.

Sommige Hyarchis DMS-systemen draaien inmiddels al zo’n 10 jaar en sommige zelfs nog langer. Dat betekent dat er ook vele miljoenen documenten op de storage omgeving aanwezig zijn. De database kent zelfs nog grotere aantallen indexgegevens welke mogelijk niet meer bewaard hoeven – of in het kader van de AVG – mogen worden. Met het verwijderen van die data kunnen we de omvang van de database en de storage omgeving beperken. Dit verwijderen kan op twee manieren plaatsvinden.

De twee manieren om database en storage op te schonen
1. Verwijderen:
de database en de filestore worden gepurged. Dit betekent dat weg ook echt weg is, waarmee je omgeving weer aan de AVG/GDPR-richtlijnen voldoet.

2. Verplaatsen: de documenten en metadata worden verplaatst naar een externe opslaglocatie. De documenten en eventueel de bijbehorende data kunnen in een xml file in een kluis worden bewaard (offline). Let wel, dit kan/mag natuurlijk alleen als de documenten/informatie conform AVG/GDPR ook (extern) bewaard mogen blijven.

Het gevolg van deze stappen is een database die minder data bevat en dus vaak sneller te bevragen is. Daarbij zal ook de opslagruimte minder data bevatten. Dit is in het geval van cloud storage vaak goedkoper.

Het opruimen van data door Hyarchis
Het is dus aannemelijk dat er in jouw DMS-omgeving over de jaren heen veel data is opgeslagen die op dit moment niet meer nodig is of zelfs maar aanwezig mag zijn. Dat laatste uiteraard in het kader van de AVG/GDPR en aanverwante wetgeving. Hoe lossen wij dit probleem voor onze klanten op?

Via onze Document Transfer Service en Maintenance Service kunnen we opruimtaken samenstellen. Deze markeren eerst de op te ruimen documenten en informatie als “verwijderd”. Later wordt dan deze “verwijderde” informatie ook daadwerkelijk uit de database en storage ruimte verwijderd.

Opruimplannen
Heeft u geen eigen onderhoudsteam of wilt u juist begeleiding bij het samenstellen van deze opruimtaken? Neem dan eens contact met ons op, dan kunnen we een afspraak maken zodat een van onze consultants uw DMS-omgeving kan bekijken en samen met u tot een geschikt opruimplan kan komen.

Terug naar feed