Is er in het geval van een toepassing die al zo lang op de markt is, nog sprake van trends en ontwikkelingen? Wij bij Hyarchis zien ontwikkelingen ontstaan wat document management systemen weer een nieuw leven inblaast. In deze blog blikt Claudia Meessen vooruit op de vijf belangrijke ontwikkelingen in document management voor 2020.

1. Cloud
Waar de wereld van financiële dienstverleners alle software in eigen beheer hield, is de beweging naar de cloud nu toch echt ingezet. Waar eerst de angst voor de data in de cloud overheerste, voert nu de wens de boventoon om minder tijd en geld besteden aan IT-applicaties in huis. Niet alleen losse applicaties worden in de cloud afgenomen, ook kiezen organisaties er steeds vaker voor het gehele IT-landschap naar de cloud over te zetten. Het gevolg hiervan is dat ook document managementsystemen (DMS) steeds vaker verhuizen naar een cloud omgeving.

2. User friendly
Applicatieschermen dienen allereerst webgebaseerd te zijn. Bovendien dienen deze zo eenvoudig mogelijk, met zo min mogelijk ballast in functies, te worden gepresenteerd. Hierdoor zal een dynamische, individuele, inrichting van DMS-schermen verder ontwikkeld worden. Hierbij spelen niet alleen functies en rechten een rol, maar steeds vaker ook het historisch gebruik per individu.

Ik verwacht dat in de toekomst schermen op een dergelijke wijze gepresenteerd worden, dat deze het beste bij het zoek- en werkgedrag van de gebruiker passen. Alles draait om user experience en deze moet bij zakelijke applicaties net zo goed zijn, als bij de applicaties die we als consument gewend zijn.

3. Security
In 2020 kunnen we er niet omheen: privacy by design. Het mooie is dat 2019 het jaar is geweest van bewustwording van organisaties rondom GDPR/AVG. In 2020 gaat databeveiliging een vanzelfsprekendheid worden. DMS-partijen zullen daarin voorop moeten lopen, willen zij in 2020 het verschil maken.

Ik zie ook een belangrijke verandering in de rol van een DMS-aanbieder. Zij spelen een cruciale rol in het leveren van kundig advies en in het bieden van tooling die organisaties in staat stellen zich makkelijker aan regelgeving kunnen houden. Denk hierbij aan het voldoen aan bewaar- en verwijdertermijnen.

 4. Artificial Intelligence (AI)
In 2020 speelt AI een cruciale rol in relatie tot governance, oftewel het voldoen aan de wet- en regelgeving. Veel archieven die wij zien zijn zo groots en zo complex; hoe zorg je dat je binnen je archief en de miljoenen documenten die zich daarin bevinden voldoet aan de wetgeving? Dat is onmogelijk met mensenhanden te controleren. Oplossingen gebaseerd op AI gaan zorgen dat dit volledig geautomatiseerd gaat gebeuren. In 2020 zal ook een voorzichtige stap worden gezet om de data uit de documenten te gebruiken voor business intelligence doeleinden.

5. Eén DMS als centrale archief
We zien steeds vaker dat er meerdere applicaties gekoppeld worden aan één DMS-archief. Dit betekent in de praktijk dat ons DMS meer en meer het centrale data hart van het applicatielandschap wordt. Hierdoor verandert de rol van het DMS. Het DMS wordt steeds specialistischer op het gebied van bijvoorbeeld integraties, koppelingen, toegang en beveiliging.

Daarnaast worden documenten in ons DMS steeds vaker getoond aan de persoon van wie het dossier daadwerkelijk is. Klantportalen met de customer selfservice gedachte worden steeds meer als eerstelijns applicatie ingezet, waardoor het DMS een belangrijke rol op de achtergrond vervult.

Bekijk hier ons Document Management Systeem.

Terug naar feed