Documentbeheer

Documentbeheer | Hyarchis

Hyarchis helpt u bij het efficiënt opstellen en beheren van grote hoeveelheden documenten. Met het Hyarchis Document Management Systeem (DMS) worden documenten voortaan automatisch opgeslagen in een state of the art archief, waarbij u gemakkelijk zelf bepaalt wie toegang heeft tot welke documenten. Met Hyarchis Document Composition voorziet u daarnaast binnen een handomdraai duizenden documenten van een gepersonaliseerde inhoud. De templates die hiervoor worden gebruikt stelt u helemaal zelf samen, zonder tussenkomst van IT. Inmiddels besparen vele organisaties tijd en geld met documentbeheer van Hyarchis.

 

Documentbeheer voor moderne organisaties

Het efficiënt beheren van documenten is essentieel voor moderne bedrijfsprocessen, die vandaag de dag in vergaande mate zijn geautomatiseerd. Met Hyarchis DMS zorgt u dat zoekgeraakte of ontbrekende documenten geen knelpunt vormen voor het verloop van uw bedrijfsvoering. Wij zorgen ervoor dat u het overzicht behoudt en dat u en uw collega’s op ieder moment toegang hebben tot benodigde bestanden. Zelfs wanneer er documenten in bepaalde dossiers ontbreken, helpt Hyarchis DMS u om dit te signaleren. .
 

Documenten binnen Hyarchis DMS zijn op ieder moment en overal te raadplegen en te bewerken U kunt hiervoor gebruikmaken van onze desktopapplicatie, van de iPad-applicatie of van uw browser. Bovendien is het mogelijk om onze oplossing naadloos te integreren met andere applicaties in uw IT-landschap. Daarnaast kunt u op basis van de Hyarchis Microsoft Office integratie documenten in bijvoorbeeld Word en Excel opstellen en bewerken en direct vanuit deze programma’s opslaan in Hyarchis. Tot slot zorgt u er met Hyarchis DMS voor dat uw documentbeheer aan strenge voorschriften, zoals bijvoorbeeld wettelijke bewaartermijnen, voldoet. Voor ieder document wordt automatisch een audit trail aangemaakt, waarin u kunt zien wanneer het betreffende document is ingezien of gewijzigd en door wie. Daarnaast kunt u gemakkelijk een vernietigingstermijn instellen, zodat u documenten niet langer bewaard dan wettelijk is toegestaan.

 

Documenten personaliseren

Grote organisaties zoals banken, verzekeraars, pensioenfondsen en hypotheekverstrekkers stellen dagelijks honderden, zo niet duizenden documenten op, die allen gepersonaliseerd moeten worden naar gelang de persoonlijke situatie van de klant. Vroeger was dit een tijdrovend proces wat in batches uitgevoerd werd. Iets wat de doorlooptijd van belangrijke correspondentie niet ten goede kwam. Dankzij Hyarchis Document Composition (HDC) is dit voorgoed verleden tijd.
 

Met HDC automatiseert u het opstellen van gepersonaliseerde correspondentie op basis van klantgegevens die beschikbaar zijn in uw bestaande systemen. Binnen HDC maakt u gemakkelijk zelf de benodigde logica aan en bepaalt u de structuur en opmaak van het betreffende document. Onze oplossing is bovendien volledig ingericht voor multi-channel output, waardoor u in staat bent voor elk communicatiekanaal documenten samen te stellen; voor print, e-mail, publicatie in webportalen en notificaties via social media.

 

Kies voor documentbeheer van Hyarchis

Wanneer u kiest om uw documentbeheer onder te brengen bij Hyarchis, dan kiest u voor oplossingen die zich inmiddels ruimschoots hebben bewezen in de praktijk. Grote organisaties als Wehkamp, ING, Syntrus Achmea en Stater gingen u reeds voor. Dit maakt dat onze experts zeer veel ervaring hebben met de conversie van andere oplossingen voor documentbeheer naar Hyarchis. De overstap naar een nieuw systeem willen de meeste organisaties graag, maar ze zien op tegen de migratie van de content en bestaande archieven. Hyarchis helpt u deze migratiestap succesvol en veilig te zetten! Onze consultants gaan graag met u in gesprek.
 

Meer lezen:

  • Bekijk de klantcase van Syntrus Achmea Real Estate & Finance
  • Conversieprojecten van document management systemen
  •  

    Wilt u uw klanten ook centraal stellen in uw communicatie? Neem dan contact met ons op.
     
    Vrijblijvend contact over documentbeheer

    Stel uw vraag

    *
    *
    *
    Uw vraag