Digitale document uitwisseling

Digitale document uitwisseling | Hyarchis

Uw klanten verlangen van u een digitale wijze van communiceren met een zo groot mogelijk gemak. Gebruik van internet, portals en e-mails heeft in de zakelijke dienstverlening een vlucht genomen. Door deze versnelling en uitbreiding, is er ook een groeiend besef aan zowel uw kant alsook bij uw klanten dat lang niet alle digitale communicatie veilig verloopt. Met recente wetgeving zoals de AVG/GDPR wil de wetgever paal en perk stellen aan ongecontroleerde dataverspreiding en opslag.

 

Veiligheid & kwaliteit in het gedrang

U wilt uw klant de garantie kunnen geven dat vertrouwelijke informatie over zichzelf, over zijn bedrijf of over zijn juridisch geschil met u gedeeld kan worden en vertrouwelijk behandeld wordt. De kwaliteit van uw dienstverlening staat voor u bovenaan en wilt het beste voor uw klant.

Gevaar van decentrale email inbox

Daarnaast wilt u ook dat uw medewerkers efficiënt en gebruiksvriendelijk kunnen communiceren over een dossier, zaak of portefeuille. Decentrale communicatie over dossiers vanuit persoonlijke emailboxen brengt meerdere risico’s met zich mee. Ten eerste ontbreekt de structuur om tijdige opvolging van communicatie te garanderen. Ten tweede is het werk bijna niet over te nemen door een collega bij verlof of verzuim. Ten derde heeft u geen grip op de informatie; u weet niet welke informatie zich in welke mailbox bevindt en hoe deze informatie verder verspreid wordt. Daardoor bent u eveneens niet in staat om gegevens tijdig te vernietigen wanneer bewaartermijnen verlopen of wanneer uw klant hierom vraagt. Ook hier wilt u de hoogst mogelijke kwaliteit én efficiëntie van uw dienstverlening bereiken.

Veelvuldig inloggen in portal

Veel organisaties hebben hun toevlucht gezocht in een portaal oplossing; de klant kan inloggen via een website en komt terecht in een “mijn” omgeving. De ervaring leert echter dat klanten niet graag voor ieder contactmoment in willen loggen. Een notificatiemail op de smartphone om vervolgens in een niet responsive web portal het bericht te moeten bekijken, levert niet de klantbeleving op de gewenst is. Hoe bereik je veilige klantcommunicatie die ook nog eens zeer toegankelijk is.

 

Het antwoord: Hyarchis Document Dialogue

Hyarchis Document Dialogue is een nieuwe dienst die in combinatie met Hyarchis Document Management kan worden gebruikt en biedt uw medewerkers en klanten een beveiligde omgeving waarin zij documenten en berichten met elkaar kunnen uitwisselen. Doordat alle correspondentie en bijbehorende documenten vanaf ontvangst in het document management systeem staan, zijn ze daarmee direct onderhevig aan alle geldende autorisatie- en retentieregels voor uiteindelijke verwijdering. Communicatie wordt gekoppeld aan klantdossiers, zodat op overzichtelijke wijze de communicatie stromen met klanten te beheren zijn.

Hyarchis Document Dialogue stelt u in staat om met uw klant op een uiterst persoonlijke en snelle wijze te communiceren. De klant wordt door uw medewerker met een eenmalige mail uitgenodigd voor de chat. Na installatie van de app wordt alles in een gecontroleerde omgeving besproken en uitgewisseld. De klant zal vanaf het begin een persoonlijk en vertrouwd gevoel hebben. Dé kans de relaties te verstevigen met als resultaat tevreden en loyale klanten.

 

Hyarchis Document Dialogue

Gemak voor uw medewerker

  • Zaakbehandelaar of casemanager heeft regie en overzicht
  • Overzichtelijk scherm met alle lopende zaken en chats
  • Eenvoudig in het gebruik, ziet eruit als WhatsApp
  • Medewerker start vanuit een dossier een chat
  • Centrale opslag voor het gesprek en de documenten
  • Geautoriseerde collega’s hebben toegang tot correspondentie en documenten
  • Geen installatie van software op pc of server nodig

Gemak voor uw klant

  • Klant heeft persoonlijk, direct contact via smartphone
  • Klant wordt uitgenodigd voor een chat, via playstore app installeren
  • Eenvoudig in het gebruik, ziet eruit als WhatsApp
  • Overzicht van alle berichten van zichzelf met zaakbehandelaar op volgorde
  • Klant kan documenten aan de zaakbehandelaar sturen als bijlag in de chat
  • Geautoriseerde collega’s hebben toegang tot correspondentie en documenten
  • Als de aanvraag, schade, offerte of juridische vraag is afgehandeld, wordt de chat gesloten

Wilt u weten wat Hyarchis voor uw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op.

Vrijblijvend contact over digitale document uitwisseling

Stel uw vraag

*
*
*
Uw vraag