Communicatie met uw klant als onderscheidende factor

Het werk van een accountantskantoor is sterk veranderd en zal de komende jaren nog veel meer veranderen. De relatie met uw klanten is aan verandering onderhevig. Klanten worden steeds kritischer, zijn gewend om snel en vooral online te communiceren, dus wordt deze werkwijze de standaard die ook van u wordt verwacht. U wilt zich onderscheiden van andere kantoren om de klanten aan u te binden. Door persoonlijke touch in advisering maar ook door persoonlijke en professionele communicatie. Of dat nou de jaarstukken betreft, rapportages, offertes, brieven of e-mails, alles draagt bij aan het beeld dat de klant van u heeft.

Document output

Herkent u het dat door de jaren heen uw kantoor steeds meer softwarepakketten is gaan gebruiken? En dat in al die pakketten ook documenten als resultaat van een werkproces geproduceerd worden. Output, zo noemt de IT-afdeling het. Meestal zit de productie hiervan geprogrammeerd in de applicatie van bijvoorbeeld Unit4, AFAS, Innolan of Exact. Eigenlijk heeft u zelf maar weinig invloed hoe die documenten er uit zien. Het is een crime om de opmaak aangepast te krijgen of een begeleidende brief met een gelijke look en feel erbij te krijgen. Bovendien is het meestal niet mogelijk zelf aanpassingen door te voeren of het document ter goedkeuring voor te leggen aan een collega.


Hyarchis document compostion


Eenvoudig zelf documenten opmaken

De documenten die uw klant ontvangt, representeren uw dienstverlening. Met zorg en aandacht gemaakte stukken, bevestigen de waarde van uw dienstverlening. Als communicatie een van de manieren is om u te onderscheiden van de anderen, dan wilt u toch ook invloed hebben op de inhoud en vorm van uw documenten?

Eén tool waarmee u grip krijgt op alle uitgaande communicatie, van email tot offerte, van jaarstuk tot rapportage. De benodigde gegevens worden opgehaald uit alle bestaande systemen en samengevoegd met de juiste document template. Templates die onderhoudbaar zijn voor iemand die géén IT-opleiding heeft gehad maar met beperkte training in staat is tekstblokken aan te maken, een nieuw sjabloon in elkaar te zetten of de opmaak aan te passen.
Onderdelen van documenten die op verschillende plaatsen in verschillende documenten worden gebruikt, hoeven maar op één plek te worden onderhouden. Tekstwijzigingen op basis van veranderende wet- en regelgeving zijn op deze wijze te behappen en er hoeven niet tientallen documenten aangepast en gecontroleerd te worden. Voldoen aan compliance richtlijnen wordt een vanzelfsprekendheid.

Hyarchis document composition is de oplossing

Als u wilt dat uw kantoor fouten uitsluit en altijd de juiste documentversies gebruikt, alle uitgaande communicatie een consistente uitstraling heeft en kosten bespaart in het laten aanpassen van alle output componenten verspreid over uw applicatielandschap, dan is Hyarchis Document Composition daarvoor het geschikte tool.

Stel uw vraag

*
*
*
Uw vraag