Voordelen én bezwaren van online samenwerking binnen de advocatuur

Woman working in home office hand on keyboard close up.

Online samenwerken’ wordt steeds vaker als antwoord gegeven op vraagstukken rondom effectiever werken en het vergroten van de betrokkenheid van cliënten bij hun zaak. Hyarchis ziet de voordelen en hoort de bezwaren aan. Voor iedereen die interesse heeft in online samenwerken zetten we deze op een rijtje!

De bezwaren

Kantoren die nog niet gewend zijn aan deze manier van werken – hebben vaak de volgende bezwaren als het gaat om online samenwerken met collega’s en cliënten.

  • Verandering: online werken, samen met derden en cliënten, is een andere manier van werken. Mensen houden veelal niet van verandering, wat binnen uw praktijk vast niet anders is. Dit vergt change management en een integrale aanpak voor uw hele organisatie.
  • Veiligheid: alles staat online, niet in een ordner op uw bureau. Delen van uw zaken zijn toegankelijk voor toegewezen partijen, waarmee u samenwerkt in de zaak. Dit leidt tot koudwatervrees voor velen.
  • Ander verdienmodel: door op deze manier te werken, waarbij activiteiten uitbesteed en processen geoptimaliseerd worden, komt het werken op nacalculatie er anders uit te zien. Met als logisch gevolg; een lagere factuur. Leuk voor de cliënt, maar voor u?

Richten op de voordelen

Bovenstaande argumenten zijn gebaseerd op onzekerheden en niet altijd direct weg te nemen. Ze hebben betrekking op menselijke gedachtegangen en het kost tijd deze te herordenen. We hebben de expertise en voorbeelden van best practices in huis om u hierbij te helpen. Met als doel: deze onzekerheden om te zetten in zekerheden. Wellicht helpen volgende voordelen u om online samenwerken in een ander licht te zien.

  • Verlagen niet-declarabel werk: met optimaal online samenwerken bent u in staat uw niet- declarabel werk aanzienlijk terug te brengen.
  • Transparante facturen: doordat het werk efficiënter gedaan wordt en de cliënt meer inzicht heeft in de zaak worden de facturen ervaren als eerlijk, inzichtelijk en transparant. Dit zorgt voor klanttevredenheid, snelle betaling en een goede basis voor een jarenlange relatie.
  • Backoffice vrijmaken voor andere zaken: het ondersteunend personeel op kantoor krijgt eindelijk te kans om andere interessante projecten op te pakken. Daarnaast heeft de backoffice meer tijd voor oprecht klantcontact.
  • Veiligheid: feitelijk is online samenwerken veiliger dan die ordner op uw bureau; u heeft volledige controle over wie welke stukken kan inzien, wie de stukken daadwerkelijk heeft ingezien, en dat degene die de stukken onder ogen krijgt ook daadwerkelijk de bedoelde partij was (denk aan onderschepte post in vechtscheidingen). Alles gebeurt vanuit één gecontroleerde omgeving.
  • Switchen naar andere verdienmodellen: online samenwerken is uitermate geschikt om met meer en beter inzicht andere verdienmodellen te introduceren. Juristen ondervinden in toenemende mate concurrentie van rechtsbijstandsverzekeraars die cliënten zonder polis, tegen zeer lage uurtarieven ondersteunen.
  • Standaardisatie: ook al is elke zaak anders, bepaalde typen zaken hebben een standaard behandelplan, standaardbrieven, een voorspelbaar verloop; online samenwerken helpt door deze zaken te standaardiseren. Dit zorgt dat zowel bij u als uw backoffice enorm veel tijd wordt bespaard, waardoor de organisatie meer zaken kan oppakken.
  • Alarmeren en rapporteren: doordat er op ieder moment een actueel inzicht te verkrijgen is in de zaak is iedereen zich bewust van de laatste status. Welke actie ligt waar? Bijsturen is eenvoudig en rapporteren op de doorloop van zaken een krachtige bijkomstigheid.

U vraagt zich wellicht af: ga ik nieuwe systemen aanschaffen en hier per saldo mijn eigen omzet mee om zeep helpen? Eerder het omgekeerde. Betrokken cliënten zijn terugkerende cliënten. Met transparante, eerlijke facturen laat u minder billable omzet liggen. Uw backoffice kan meer zaken afhandelen in dezelfde tijd en uw kantoor juist een hogere omzet draaien met dezelfde mensen.

Door online samen te werken creëert u meer betrokkenheid, waardoor u onzekerheden bij de cliënt wegneemt. Hoe dat werkt? Dat vertellen we u hier.

Martijn Voorveld

Benieuwd hoe Hyarchis u kan helpen om beter online samen te werken?

Bekijk onze legal solution