IT-transformatie in de advocatuur: fase 2

Fase-2

Kenmerkend voor deze fase is dat steeds meer IT-initiatieven breder binnen de organisatie worden gedragen. In hogere mate worden technologische projecten, om de interne processen te optimaliseren, goedgekeurd door het management. Het ad-hoc karakter van fase 1 verandert langzaam in een gestructureerdere werkwijze die stapje voor stapje gesteund wordt van bovenaf. Met als grote voordeel dat innovatieprojecten sneller en met meer regelmaat geïmplementeerd worden.

 

Betrokkenheid management

Het optimaliseren van werkprocessen en het innoveren als kantoor op zich worden gerespecteerde gespreksonderwerpen. We benadrukken dit dan ook als het grote verschil ten aanzien van fase 1, waar doorvoering van bijvoorbeeld een tijdschrijfapp ad-hoc en afdelingsgedreven is, met minimale tussenkomst van het bestuur.

In stadium twee wordt daarentegen het management gevraagd budget, tijd en mensen vrij te maken, zodat de plannen succesvol kunnen worden uitgevoerd. Met de cases – de uitgevoerde projecten – uit fase 1 onder de arm is het management sneller bereid fiat te geven aan IT-innovatieprojecten én -experimenten en deze structureel een podium te geven.

Fase 2 ten aanzien van fase 1; een voorbeeld

In fase 1 wordt binnen een afdeling een kans gezien. Bijvoorbeeld: ‘Met een app kunnen we ook onderweg tijdschrijven, zo gaat minder tijd verloren.’
De app wordt binnen de afdeling geïmplementeerd en het probleem is opgelost. In fase 2 wordt gekeken naar het grotere plaatje. Een kans wordt geroken, alleen wordt daarnaast de impact op de gehele organisatie afgetast. Kortom: hoe profiteert het gehele kantoor van een dergelijke toepassing. In sommige gevallen speelt de cliënt een kleine rol en vraagt men zich intern af wat de voordelen voor de cliënt zijn. Voor ieder project wordt een plan geschreven, waarmee geld en resources vrij worden gemaakt.

 

Digitale transformatie gedragen door management

Het belangrijkste aspect in deze fase? Als het management doordrongen raakt van het belang en de mogelijkheden van technische innovatie, dan wordt IT-transformatie automatisch ook breder gedragen. De digitale transformatie komt met de betrokkenheid van partners langzaam op gang en het aantal enthousiastelingen groeit. Het betreft niet langer zozeer één partner die wil innoveren en daar budget voor vrijmaakt, maar innoveren krijgt een centrale plek binnen het kantoor.

Het is wel goed te benadrukken dat in deze fase het management erkent dat een bepaalde vorm van digitale transformatie noodzakelijk is, alleen is het kantoor nog niet zo ver het echt in te zetten om de continuïteit van bedrijf op lange termijn te borgen.

 

Ad-hoc mag

De innovatieprojecten mogen in deze fase nog gerust ad-hoc initiatieven zijn, alleen geeft het management hieraan wel haar commitment. In deze fase spreken kantoren intern over Artificial Intelligence (AI), Virtual Reality (VR), blockchain en bijvoorbeeld legal projectmanagement. Soms worden deze als op zichzelf staande (ad hoc) projecten en of experimenten behandeld, maar wel steeds vaker vanuit een centrale strategie voor digitale transformatie.

 

Alles draait om interne processen

In dit stadium draait het om het optimaliseren van interne processen. De klant krijgt een kleine rol, maar wordt nog niet vanuit zijn behoefte betrokken.

Voorbeeld: een cliëntportaal

Een kantoor heeft de wens uitgesproken een dergelijke portal te willen bouwen, met als doel: effectiever werken. Ondanks dat het woord ‘cliënt’ erin voorkomt, wil dit nog niet automatisch zeggen dat de cliënt ook daadwerkelijk wordt betrokken in het werkproces. Deze portal wordt vooral ingezet om meer probleemoplossend te kunnen werken. De klant kan namelijk via het portaal – reactief – handelen binnen zijn dossier. De cliënt ziet zijn dossier in, stelt een vraag en de advocaat of secretaresse gaat aan de slag. Het gaat hier niet om proactief samenwerken aan de hand van voorgedefinieerde workflows en acties, maar om een online omgeving om met elkaar te communiceren.

Het inzetten van een dergelijke klantportal is een fantastische stap op weg naar procesoptimalisatie, wat leidt tot een onderscheidend vermogen ten aanzien van concurrenten. U bent in staat hoogwaardige kwaliteit te leveren in een hoogwaardige markt. Zodra u in de volgende fase belandt, krijgt deze portal een meer centrale rol, die online samenwerking met cliënten én derden verder gaat bevorderen.

Innovatieprojecten worden vaker onderdeel van een onderbouwde IT-visie, doordat een IT-manager is aangesteld en steeds vaker ook een innovatiemanager. Zij zijn het die de weg plaveien naar de volgende fase, waar innovatie echt gezien wordt als een kans.

 

Van fase 2 naar fase 3: enkele tips

Fase 3

In fase 3 maken digitalisering en innovatie een structureel onderdeel uit van de bedrijfsvoering. Er is budget voor innovatie en de bestuurders zien innovatie als kans en minder als bedreiging of noodzakelijk kwaad. Er wordt intensief nagedacht over de (door)ontwikkeling voor de langere termijnen en er wordt zoveel mogelijk gestuurd op basis van vooraf gestelde doelen.

Hoe komt u er?

In fase 2 gaat het management resultaten zien van de uitgevoerde projecten. Er is al besloten om innovatie een centrale rol te geven. De volgende stap is dat het bestuur haar visie op innovatie en IT-transformatie gaat omschrijven. Het is belangrijk om projecten te evalueren en resultaten periodiek met het management te bespreken. Zorg daarom dat ieder project op basis van duidelijke geformuleerde doelen wordt uitgevoerd en gemonitord. Zorg dat ze slagen. Bovendien is in fase 3 een IT- en/of innovatiemanager een absolute pré.

Deze blog is onderdeel van ‘IT-transformatie: de vijf fasen’
Digitale transformatie is hot en o zo divers! Waar het ene kantoor ad-hoc een innovatie – denk aan het werken in de cloud -omarmt, stelt een ander kantoor een innovatiemanager aan om met volledige focus nieuwe technologieën te implementeren. In welke fase zit uw kantoor? Het antwoord vindt u hier, inclusief praktisch advies om de juiste stappen richting de volgende fase te nemen.

Martijn Voorveld