IT-transformatie in de advocatuur: fase 1

fase-1

Het gevaar van rondjes rennen

De komende tijd neem ik jullie mee in de vijf fases van IT-transformatie. Hiervoor stelde ik juridische kantoren de vraag waar zij zich bevinden. Opvallend? Dat de meeste kantoren van zichzelf het beeld hebben dat ze behoorlijk innovatief en vernieuwend zijn. Echter na een goed gesprek werd dit zelfbeeld veelal bijgesteld…

Nulpunt bepalen

Dat is niet erg, maar om een digitale transformatie als kantoor na te streven is het belangrijk goed te weten waar jouw kantoor zich bevindt alvorens aan de slag te gaan met de gewenste situatie. Door één voor één de vijf fases te behandelen, krijg je meer inzicht in de definitie ‘digitale transformatie’ en kun je beter inschatten waar jouw kantoor zich begeeft. Handig, als je de weg naar de gewenste toekomst wilt uitstippelen. In dit artikel ga ik dieper in op de eerste fase van de IT-transformatie.

 

Fase 1: de ad-hoc fase

De eerste fase van digitale transformatie wordt ook wel omschreven als de ad-hoc fase. Een fase waarin veel kantoren zich bevinden, maar ook een fase waarvan diverse gesprekspartners bekenden dat ze daarin niet verder kwamen. Een lastige fase dus?

Wat wordt er bedoeld met ad-hoc?

In deze fase worden activiteiten ontwikkeld die met name gericht zijn op het optimaliseren van één proces, dan wel op het inspelen op gesignaleerde kansen. We praten dan veelal over kleinschalige initiatieven, waarin een nieuwe tool of kleinschalig platform wordt ontwikkeld.

Bijvoorbeeld naar aanleiding van een wetswijziging of een verandering van het beleid binnen de branche. Denk ook aan een constatering van een suboptimaal (niet optimaal) proces. Dit wordt efficiënter door middel van een innovatie, bijvoorbeeld het automatiseren van enkele taken binnen het werkproces. Je spreekt hierbij doorgaans dus niet over structurele ontwikkelingen, maar over eenmalige, kleinschalige vernieuwingen. Vandaar de naam ad-hoc.

 

Gevaren in fase 1

Wildgroei

Het gevaar om op deze manier te blijven opereren is dat kantoren te maken krijgen met een wildgroei aan applicaties. Ieder systeem bevat data die afzonderlijk onderhouden moeten worden.

Integratie beperkt

Daarnaast zijn de integratiemogelijkheden vaak minimaal, waardoor in de loop van de tijd wederom een suboptimaal proces ontstaat.

Uitdagend beheer

Ook kunnen er kluwen – of zie het als een groot bord spaghetti – aan connecties en koppelingen ontstaan, welke een uitdaging vormen om te beheren en te beheersen bij toekomstige updates en ontwikkelingen. Van deze spaghetti chocolade maken blijkt een onwijs grote uitdaging.

 

Het beeld van de juridische praktijk

In de juridische praktijk zijn de grote kantoren deze fase redelijk ontgroeid. In het middensegment zijn er verrassend genoeg voldoende kantoren aan te wijzen die bij de dag leven, die nauwelijks de neuzen qua innovatie dezelfde kant op hebben – laat staan richting de toekomst. Een praktijk managementsysteem is het centrale middelpunt en verder wordt er niet tot nauwelijks geïnnoveerd. Praktijk management ondersteunt gedeeltelijk digitaal werken, alleen wel met de focus op het werkproces van vandaag.

Lekken van tijd

Kijkende naar het laten wegglippen van tijd wordt er weleens een nieuwe tool omarmd om dit tegen te gaan, denk aan specialistische en geautomatiseerde tijdschrijfapplicaties. Ondanks dat het management betrokken is bij deze vernieuwingen, zijn dit veelal toch ad-hoc initiatieven. En daar blijft het helaas bij.

Rol van IT- en innovatiemanagers

De kantoren die zich willen onderscheiden leggen meer de focus op een onderbouwde IT-visie. Steeds meer kantoren in het top- en middensegment hebben een IT-manager en daarnaast steeds vaker ook een innovatiemanager in dienst. Deze kantoren bevinden zich vanzelfsprekend in een andere fase, maar het aanstellen van een IT- en/of innovatiemanager is een goede eerste stap op weg naar de volgende fases. Er wordt bij dit soort kantoren gekeken naar en gesproken over Artificial Intelligence (AI), Virtual Reality (VR), blockchain en bijvoorbeeld legal projectmanagement. Soms worden deze als op zichzelf staande projecten behandeld, maar wel steeds meer vanuit een centrale strategie voor digitale transformatie.

 

Van fase 1 naar fase 2: enkele tips

Fase 2

Steeds meer IT-initiatieven worden breder gedragen binnen de organisatie. Het zijn niet meer alleen enkele innovatie- of projectmedewerkers die digitaliseringstrajecten uitvoeren. In deze fase worden steeds meer experimenten goedgekeurd door het management. Deze projecten worden gezien als noodzakelijk om de organisatie verder te helpen en te laten groeien.

Hoe komt u er?

Grote verschil van fase 2 ten aanzien van fase 1 is dat het bestuur betrokken wordt bij de aanpak. Er worden budget, tijd en mensen vrijgemaakt om plannen te verwezenlijken. Het gaat hierbij om vertrouwen. Het is dus zaak vertrouwen te winnen. Dit verkrijgt u door de projecten – ten aanzien van digitale transformatie en/of procesoptimalisatie – die u in fase 1 hebt doorlopen, te vertalen naar een business case. De succesfactoren van deze IT-innovatieprojecten presenteert u en u laat zien dat investering hierin zin heeft. Zorg voor relevante marktontwikkelingen die uw cases ondersteunen en bezoek – met het bestuur – andere kantoren of bedrijven die net een stapje verder zijn. Wilt u IT-vernieuwing nastreven dat is het belangrijk dat het management vaker betrokken en langzaam gewend raakt.

Deze blog is onderdeel van ‘IT-transformatie: de vijf fasen’

Digitale transformatie is hot en o zo divers! Waar het ene kantoor ad-hoc een innovatie – denk aan het werken in de cloud – omarmt, stelt een ander kantoor een innovatiemanager aan om met volledige focus nieuwe technologieën te implementeren. In welke fase zit uw kantoor? Het antwoord vindt u hier, inclusief praktisch advies om de juiste stappen richting de volgende fase te nemen.

Martijn Voorveld