IT-transformatie in de advocatuur: fase 4

Fase-4

Het sleutelwoord in fase 1 tot en met 3 is interne optimalisatie. In fase 4 staat digitaal (samen)werken centraal. Een interessante fase, waarin nieuwe denk- en werkwijzen ontstaan die leiden tot alternatieve business- en verdienmodellen. Nu nog ver van het bed voor de meeste kantoren, maar zeker een stip aan de horizon om naar uit te kijken.

Digital first

Digital first is in deze fase het uitgangspunt voor kantoren. Dit houdt in dat iedereen digitaal werkt en dat het voltallige personeel dit als volkomen normaal beschouwt. Digitalisering en IT-innovatie worden niet langer als bedreiging gezien of als spannend ervaren. IT-transformatie wordt vanuit mogelijkheden en kansen benaderd. Het kantoor heeft een digitale strategie bepaald. Hierdoor wordt de organisatie getransformeerd naar een volledig digitale werkomgeving, waarbij de cliënt een centrale rol speelt.

Cliënt betrekken

Cliënten verwachten meer samenwerking en transparantie binnen hun zaak. In deze fase spelen kantoren op dit gegeven in. Kantoren en cliënten gaan met elkaar het gesprek aan over hoe het samenwerken binnen dossiers in de praktijk eruitziet. Welke taken kan en wil de cliënt uitvoeren en welke activiteiten horen bij medewerkers van het kantoor thuis. Deze workflows worden gedetailleerd in kaart gebracht en als online werkproces geautomatiseerd. Hierdoor wordt er door cliënt en kantoor niet meer reactief op elkaar gereageerd, maar proactief. Dat is pure winst, aangezien juridische professionals nu veel tijd kwijt zijn met het achter de broek aanzitten van cliënten, zoals waar toch die gevraagde documenten blijven. Laat staan de tijd die gestoken wordt in het ad-hoc beantwoorden van vragen van cliënten omtrent de voortgang.

Verantwoordelijkheid bij de cliënt

In deze fase worden verantwoordelijkheden bij de cliënt neergelegd. Deze ziet realtime zijn dossier in en heeft overzicht van zijn openstaande taken én die van medewerkers van het kantoor. Bovendien ontvangen zowel de cliënt als de betreffende medewerker herinneringen voor activiteiten die open staan. Iedere betrokkene heeft inzicht in de actuele status van een zaak en weet precies wat er verwacht wordt en wie wat aan het doen is. Dient de cliënt een document, bijvoorbeeld een kopie brief, te uploaden, dan krijgt hij daarvan een melding. Op die manier gaat de cliënt actief deel uitmaken van uw bedrijfsvoering.

Veranderende organisatie

In fase 4 ziet u de organisatie veranderen. Er wordt multidisciplinair gewerkt, waardoor nieuwe teams en werkstructuren ontstaan. Alternatieve businessmodellen worden geïntroduceerd en de organisatie is meer wendbaar, doordat nieuwe ontwikkelingen niet zorgen voor vertraging. De IT-infrastructuur staat in de basis als een huis en is dermate flexibel dat nieuwe toepassingen snel doorgevoerd worden. ‘Dat kan niet, omdat het niet kan in mijn systeem’ hoor je in deze fase niet meer. Het is niet langer schrikken bij technologische trends die impact hebben op de juridische sector. Het is aanpakken, experimenteren en doorvoeren.

Legal projectmanagement

Nieuwe teams ontstaan doordat medewerkers over de muren van secties heen kijken. Werken aan een dossier krijgt een projectmatige aanpak. Dit noemen we legal projectmanagement. Vanuit die hoedanigheid wordt structureel gekeken hoe je op de beste manier medewerkers voor iedere klantvraag inzet. Het gevolg hiervan is veelal het aannemen van een projectleider.

Hier voorzie ik wel een uitdaging. Juristen zijn opgeleid als experts binnen hun vakgebied. In deze fase wordt er een breder competentiemodel verwacht. Met name medewerkers die al lange tijd op een vaste plek zitten, zien wellicht de noodzaak tot verandering niet. Dit kan leiden tot vertraging. Om in fase 4 succesol te zijn, moet een organisatie echt eerst door fase 1,2 en 3 gaan. Juist in deze fase moeten oude manieren los worden gelaten en toegewerkt worden naar een innnovatieve en agile werkwijze Flexibiteit hoort daarom steevast op het competentielijstje van iedere medewerker te staan.

Ver van het bed

In de praktijk zien we nauwelijks kantoren die zich in deze fase bevinden. Enkele kantoren in de UK werken op deze manier evenals de big 5 Nederlandse accountantskantoren. De meest innovatieve kantoren die we spreken, zijn en blijven nog redelijk intern georiënteerd. De cliënt actief betrekken in zijn dossier staat, zover wij horen en zien, niet bovenaan de agenda van kantoren. De behoefte is er wel; kantoren zien het landschap en de cliënten ook veranderen, maar de switch naar deze werkwijze blijkt lastig.

Van fase 4 naar fase 5: enkele tips

Fase 5

Het kantoor werkt volledig digitaal en alle medewerkers hebben vanzelfsprekend een digitale en innovatieve mindset. Digitaal werken en denken zit in het DNA van kantoren. Waar in de eerste vier fasen automatisering met name wordt ingezet om medewerkers effectiever te laten werken en de dienstverlening te verbeteren, wordt in deze fase ook gekeken naar samenwerking en het wendbaar maken van het kantoor.

Hoe komt u er?

Neem vooral de tijd. In fase 5 belanden lukt alleen met de juiste mensen. Er wordt immers een bepaalde mate van digitale gretigheid en flexibiliteit verwacht. Zonder die mensen blijft technologie de boventoon voeren. Beoordeel nieuwe medewerkers op deze skills en bezoek veel organisaties die zich in eind fase 4 of – als u ze kunt vinden – in fase 5 bevinden. Laat u en uw collega’s inspireren. Laat medewerkers uren schrijven op bijvoorbeeld innovatielabs, waar een paar uur per week aan besteed mag (moet!) worden. Investeren in innovatie wordt op deze manier gestimuleerd. Het wordt vanzelfsprekend dat het kantoor verandert en het initiatief daarvoor wordt door het personeel zelf genomen.

Deze blog is onderdeel van ‘IT-transformatie: de vijf fasen’

Digitale transformatie is hot en o zo divers! Waar het ene kantoor ad-hoc een innovatie – denk aan het werken in de cloud – omarmt, stelt een ander kantoor een innovatiemanager aan om met volledige focus nieuwe technologieën te implementeren. In welke fase zit uw kantoor? Het antwoord vindt u hier, inclusief praktisch advies om de juiste stappen richting de volgende fase te nemen.

Martijn Voorveld