IT-transformatie in de advocatuur: fase 3

AdobeStock_170970711

Het intern optimaliseren van werkprocessen – op basis van technologie en innovatie – krijgt in deze fase een centrale rol binnen de organisatie. Ieder IT-innovatieproject is gericht op het waarborgen van de continuïteit van het kantoor. IT-transformatie krijgt een strategisch karakter, wat inhoudt dat er gewerkt wordt op basis van een onderbouwde visie en roadmaps.

Met plezier blijven groeien

In fase 2 zagen we dat het bestuur betrokken wordt. In fase 3 kan IT-transformatie niet meer om het management heen – en visa versa. Als kantoor heb je de weg ingeslagen om anders naar de bedrijfsvoering en, stilletjes aan, ook naar de cliënt te kijken. Organisatiebreed wordt gezocht naar oplossingen, nieuwe technologieën en businessmodellen om aan de sterk veranderende behoeften van medewerkers en de maatschappij te voldoen.

Dit alles heeft een duidelijk doel: als kantoor – met plezier – te blijven groeien, ondanks het speelveld dat sterk aan verandering onderhevig is. Dit wordt niet langer gezien als bedreiging, maar als kans.

Doelen en lange termijnstrategie

Hedendaagse technologie wordt ingezet om processen structureel te optimaliseren. Hierbij wordt de toegevoegde waarde hiervan voor cliënten niet vergeten. De projecten die hiervoor ingezet worden, implementaties en/of experimenten, worden altijd uitgevoerd op basis van vooraf gestelde KPI’s. Deze KPI’s zijn gebaseerd op de – reeds bepaalde – lange termijnstrategie. Op basis van deze KPI’s worden IT-innovatieprojecten continu geëvalueerd en bijgestuurd.

Budget voor kansen

In dit stadium van IT-transformatie maken digitalisering en innovatie een structureel onderdeel uit van de bedrijfsvoering. Er is budget voor innovatie en de bestuurders zien innovatie als kans en minder als bedreiging of noodzakelijk kwaad. Er wordt meer nagedacht over de (door)ontwikkeling voor de langere termijn en er wordt zoveel mogelijk gestuurd op basis van vooraf gestelde doelen.

Meerwaarde voor de cliënt inzichtelijk

De wil om als kantoor te onderscheiden van concurrenten is nog een ander belangrijk kenmerk van deze fase. Ook al betreft het een optimalisatie van een werkproces, zoals het online tijdschrijven voor het hele kantoor, ook onderweg via een app, dan kan de cliënt hiervan wel degelijk de meerwaarde inzien. Denk aan duidelijke facturen voorzien van gedetailleerde tijdsregistratie. Deze transparantie kan een toegevoegde waarde zijn ten aanzien van de concurrent. In fase 4 wordt de cliënt meer betrokken dus het is zaak hem in deze fase al de broodnodige aandacht te geven en hem beter te leren begrijpen.

Cliënten een stem geven

Langzaamaan bekijken kantoren in deze fase, vanuit de huidige werkprocessen, ook de mogelijkheid om een stukje verantwoordelijkheid bij de klant neer te leggen. Zij maken een start met een andere denkwijze, namelijk vanuit de veranderde behoefte van de cliënt. Dit leidt ertoe dat een kantoor dat zich aan het einde van fase 3 bevindt, zich oriënteert op een multidisciplinaire werkwijze. Dat wil zeggen dat u start met het leggen van dwarsverbanden tussen afdelingen en functies en dit tegen nieuwe businessmodellen aanlegt.

Fase 3 als overgangsfase

Dit stadium van IT-transformatie is een echte overgangsfase. Doorloop deze vooral rustig en wen aan een nieuwe denk- en werkwijze. De overstap naar fase 4 vraagt een ander competentiemodel van uw medewerkers. Nu wordt er nog gehandeld op basis van het werk op de plank. Zodra IT-transformatie zich meer richting de cliënt begeeft, wordt er een andere opstelling en een andere manier van werken gevraagd.

Opvoeden van medewerkers

In fase 4 gaan kantoren echt samenwerken aan dossiers. In fase 3 ligt er een zware, maar mooie taak om de medewerkers op te voeden richting een ‘digital first’ organisatie. Een behoorlijke stap, dus bereid medewerkers goed voor op multidisciplinair samenwerken waarbij – gegarandeerd! – functies en taken verschuiven.

Voer al uw projecten onderbouwd uit en teer op succesvolle resultaten die behaald zijn. Bespreek en presenteer deze. Laat een positieve uitkomst van ieder project als basis dienen om door te gaan. Zo komt u stapje voor stapje verder vooruit.

Van fase 3 naar fase 4: enkele tips

Fase 4

In fase 4 is ‘digital first’ het uitgangspunt voor kantoren. Nieuwe structuren, plannen en businessmodellen zijn hiervan het gevolg. Er wordt voorzien in meer inzicht tussen de verschillende teams, afdelingen en secties én het samenwerken met de cliënt.

Hoe komt u er?

In fase 3 wordt de cliënt al ietwat betrokken. U gaat wensen van cliënten inventariseren en bespreekt deze behoeften en kansen intern. Aan u de schone taak om medewerkers en hun functies inzichtelijk te maken en een start te maken met het leggen van dwarsverbanden. U bekijkt andere verdienmodellen en bespreekt deze regelmatig met het bestuur. Bezoek vooral ook bedrijven in andere sectoren die zich in fase 4 begeven en leer van hun ervaringen. Maak gebruik van positieve resultaten die behaald zijn en overleg cliëntsessies. Zo komt u erachter wat uw cliënten beweegt en wat zij belangrijk vinden. Breng deze behoeften in kaart en leg ze rustig in de week binnen uw kantoor. Een voorwaarde om in fase 4 te komen is dat de hele organisatie IT-transformatie als een kans ziet. Dus zorg voor eyeopeners!

Deze blog is onderdeel van ‘IT-transformatie: de vijf fasen’

Digitale transformatie is hot en o zo divers! Waar het ene kantoor ad-hoc een innovatie – denk aan het werken in de cloud – omarmt, stelt een ander kantoor een innovatiemanager aan om met volledige focus nieuwe technologieën te implementeren. In welke fase zit uw kantoor? Het antwoord vindt u hier, inclusief praktisch advies om de juiste stappen richting de volgende fase te nemen.

Martijn Voorveld