Hoe migreer ik probleemloos mijn DMS-archief? Zorgeloos je archief migreren in acht stappen

Jean Pierre portrait 1

Organisaties die aan het begin van een overstap staan naar een nieuw DMS-systeem, kennen steevast dezelfde uitdaging: Hoe zorg je dat je duizenden, zo niet miljoenen documenten probleemloos migreert?

Aan de hand van acht stappen vertelt Jean-Pierre van de Kruijs, senior consultant en teamlead van de conversiespecialisten van Hyarchis hoe je dit aanpakt.
Soorten documenten
In een bestaand archief komen we vaak miljoenen documenten tegen. Van Microsoft Office documenten tot grafische documenten als .eps of .pdf files. Maar denk ook aan sectorgerelateerde bestanden zoals kopieën van paspoorten of taxatierapporten. Het gemiddeld aantal pagina’s per document dat wij zien is ca. zeven pagina’s en 1,5 MB groot, afhankelijk van kleur of zwart wit. Kortom, bij een migratietraject van een bestaand archief naar in ons geval het Hyarchis DMS-archief krijgen we te maken met archieven tot wel 250 miljoen documenten. Dat doe je er niet even bij. Dan spelen voorbereiding en controles een cruciale rol.

Controleslagen
Om een migratie vlekkeloos te laten verlopen zijn de voorbereiding en controleslagen van ongekend groot belang. Wij zijn van mening dat de klant tijdens een migratie nooit in onzekerheid mag verkeren, zowel voor, tijdens als na de fysieke migratie. Het komt nog te vaak voor dat organisaties niet willen overstappen naar een nieuw DMS vanwege ‘migratieangst,’ waarover ik al eerder schreef in deze blog.

Wat we koste wat kost moeten voorkomen? Een telling die niet klopt. Natuurlijk komen foutmeldingen voor, maar zolang ze verklaarbaar zijn, zijn deze zo opgelost. Zoeken naar onverklaarbare verschillen is wat je niet wilt. Downtime en doorlooptijd kun je verzachten, maar verschillen in resultaat zijn onacceptabel. Hoe ik dat voorkom? Daarvoor doorloop ik bij ieder migratieproject een achttal stappen. Deze, wat ik noem, Hyarchis conversiemethodiek heeft zich inmiddels ruimschoots in de praktijk bewezen. Ik deel deze methodiek graag met je.


Acht stappen voor een probleemloze migratie:

1. Gesprek met alle betrokkenen
Ik start ieder migratietraject met een persoonlijke kennismaking bij de klant, waarbij alle betrokkenen aanschuiven. We spreken de wensen, angsten en het type archief door en maken eerste afspraken, zoals wanneer en op welke manier we een ‘deep dive’ mogen nemen.

2. Deep dive
Vrij snel na de kennismaking volgt een ‘deep dive’ in het systeem met als doel het bestaande archief, de structuur en opbouw te leren kennen. We bekijken de exportmogelijkheden en analyseren de bestaande mapping route.

3. Projectplan
Op basis van hetgeen ik gehoord en gezien heb, stel ik een projectplan op. In dit projectplan omschrijf ik alle mogelijke scenario’s en oplossingen. Ik schat in hoeveel tijd er nodig is; de doorlooptijd. Soms kost het migreren van documenten wel veertig dagen, daar moet je in je planning op zijn voorbereid. De inspanning is dan relatief klein, maar de doorlooptijd groot. Ik giet uiteindelijk alle activiteiten, de planning en het plan van aanpak in één projectplan en bespreek deze tot in detail met de betrokkenen uit stap 1.

4. Voorbereiding
Tijdens deze belangrijke stap, stop ik vooral veel tijd in werkzaamheden rondom de mapping en het aanpassen van de queries aan de huidige situatie. Hiervoor gebruik ik tools, die Hyarchis heeft ontwikkeld op basis van bestaande technologieën. We hebben vaak te maken met het omnummeren en de mapping c.q. de classificatie van documenten. Neem als voorbeeld hypotheken die een nieuw leningnummer krijgen doordat ze een nieuw systeem ingaan, daar moet je met je toolingset op zijn voorbereid.

Organisaties grijpen een DMS-migratie veelal aan om het aantal documentformaten te reduceren, vaak tot twee formaten; PDF en TIFF. Is dit het geval, dan zorgen we dat we ook hierop zijn voorbereid. In onze migratieomgeving kennen we daarvoor een tool, de Hyarchis Convert Server. Deze tool zet alle documenttypen om in PDF en TIFF en levert eigen viewers in het DMS-systeem. Dit leidt tot minder afhankelijkheid van Microsoft Office, een besparing in licentiekosten én een snellere verwerking in bijvoorbeeld een Citrix omgeving.

5. Proefmigratie
We beginnen het migratietraject standaard met een proefmigratie. Hierbij wordt een kleine hoeveelheid van het archief gemigreerd – gemiddeld 5% van het totaal- zodat we mogelijke problemen signaleren en kunnen voorkomen. Samen met de klant controleer ik tijdens en na deze proefmigratie of alles klopt. Bovendien geeft deze proefmigratie een beter beeld van de snelheid en mogelijkheden, die we verwerken in het definitieve projectplan.

6. Tijdelijke migratie (bulkmigratie)
Vast onderdeel is een export, gemaakt van het bestaande document management archief naar een tijdelijk Hyarchis DMS-archief, inclusief bijbehorende database. Zoals al eerder vermeld kan het overzetten van documenten wel weken duren. Stropt deze migratie een keer, dan zijn onze tools zo ingericht dat, na een herstart, de migratie op hetzelfde punt wordt hervat. Dit noemen wij ook wel de bulkmigratie. Tijdens deze tijdelijke (bulk)migratie wordt er uiteraard nog gewerkt. Documenten worden toegevoegd of verwijderd uit het archief of aangepast. Met migratie updates zorgen we ervoor dat de nieuwe aanwas kan worden toegevoegd.

7. Migratie naar definitieve omgeving
Vanuit het tijdelijke archief wordt alles naar het nieuwe systeem overgezet en worden documenten voorzien van dummy ID-nummers. Dit doen we zodat deze niet in het livesysteem te zien zijn. Ook hier weer een controleslag om te checken of alle data hetzelfde zijn. Alles in orde? Dan geven we groen licht voor de daadwerkelijke conversie, vaak in een weekend.

Ook wordt er een delta-run gedraaid, dat is een aanvullende export met alle nieuwe documenten en alle mutaties na de eerste export. Als deze export succesvol is verwerkt, vindt er een omnummering plaats naar de daadwerkelijke ID’s, waarna alle documenten zichtbaar zijn in het nieuwe Hyarchis DMS.

8. Verwijderen oude omgeving
Dan tot slot, na de acceptatie van de klant van de nieuwe omgeving is het tijd na te denken over het verwijderen van de oude omgeving. We adviseren deze vaak nog een periode actief te laten zijn. Uiteraard ligt deze actie bij de klant zelf.

Zoals je kunt lezen is een archiefmigratie niet iets dat je tussen de soep en aardappelen door uitvoert. Het vergt expertise en een vakkundig plan van aanpak.

Auteur: Jean-Pierre van der Kruijs


 

Contactformulier